Copilot en uw medewerkers
Microsoft 365 voor Copilot is een digitale assistent die is ontworpen om gebruikers te helpen hun werk en hun productiviteit te verhogen. Copilot is bijvoorbeeld in staat om concepten te maken, tekstvariaties voor te stellen, afbeeldingen te zoeken en in te voegen, PowerPoint-presentaties maken op basis van Word documenten. Kortom, Copilot kan een medewerker helpen om efficiënter te werken.
PQR begeleidt uw medewerkers in het aannemen van deze nieuwe manier van denken, werken en resultaten behalen door middel van adoptie.
De sleutel naar succesvolle adoptie van Copilot
- Pragmatische aanpak met focus op de verschillende persona’s binnen een organisatie.
- Investeren in de kennis en vaardigheden van Copilot.
- Het leggen van een fundament voor het (bredere) gebruik van Copilot binnen organisaties.
- Verander door te communiceren, te inspireren, te trainen, te ondersteunen en te borgen.
- Vastleggen nieuwe manieren van werken door Copilot onderdeel te maken van de standaard werkprocessen van de verschillende persona’s binnen de organisatie.
Draagvlak voor het werken met Microsoft 365 Copilot
Productiviteit en efficiency verhogen
Borging van nieuwe werkwijze
Focus op persona’s bij adoptie van Microsoft Copilot
De adoptieaanpak van PQR voor Microsoft 365 voor Copilot gaat uit van persona’s. Een persona is een fictief persoon die een specifieke gebruikersgroep representeert. Als startpunt wordt de gehele organisatie verdeeld in verschillende persona’s en ieder persona heeft een duidelijke focus op één of meerdere applicaties van het Microsoft 365 platform. Elk persona gebruikt Copilot op een bepaalde manier, in één of meerdere applicaties en met verschillende resultaten.
Voorbeelden van persona’s voor Microsoft 365 voor Copilot zijn:
• De persona Berekeningen, onder andere Finance, zal veel hebben aan Copilot voor Excel. Doorgaans werken zij veel met deze applicatie. Door de inzet van Copilot voor Excel zal deze afdeling meer en sneller data kunnen analyseren, visualiseren en inzichtelijk maken.
• De persona Mens en Processen, onder andere HR, zal efficiënter kunnen werken met Copilot Word en Copilot PowerPoint. Enerzijds om snel en eenvoudig documenten te generen die doorgaans veel tijd in beslag nemen en anderzijds om van een gecreëerd document een PowerPoint presentatie te maken.
• De persona Administratie, onder andere Secretariaat en managementondersteuning, heeft veel aan Copilot voor Outlook. Hiermee kunnen zij sneller communiceren en teksten genereren die passen bij taalgebruik en aanspreekvorm.
Elk persona zal merken dat door de inzet van Copilot de dagelijkse werkzaamheden eenvoudiger zijn en dat bepaalde handelingen sneller, efficiënter en productiever worden. Hierdoor blijft er meer tijd over voor zaken waar die veel aandacht nodig hebben en wordt ruimte gecreëerd voor taken die anders blijven liggen.
.png "Icon Copilot (1)")
Laat gebruikers optimaal werken met Microsoft 365 Copilot en verhoog het rendement van uw investering.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Voordat u kunt starten met de implementatie van Microsoft Copilot moeten de licenties hiervoor zijn aangeschaft en toegewezen aan medewerkers. Tevens moet de databeveiliging (machtigingen en rechten) en dataclassificatie (gevoeligheidslabels en dataretentie) op orde zijn. Beiden onderdelen zijn belangrijk voor het gedrag van Copilot en de resultaten die u als organisatie krijgt. U brengt dit op orde met het Copilot Readiness Assessment van PQR.
Aanpak
Het Copilot adoptietraject wordt begeleidt door de Adoptieconsultants van PQR en start altijd met een kick-off. PQR stelt daarna het adoptieplan op waarbij de verschillende persona’s binnen uw organisatie het uitgangspunt zijn. Wat houdt de verandering in voor het gebruiken van Copilot, wat is de impact op de persona’s en wat is het gewenste resultaat met de inzet van Copilot binnen uw organisatie? We combineren het adoptieplan met duidelijke communicatie om uw medewerkers mee te nemen in de wereld van Microsoft Copilot. Door te focussen op de persona’s halen we per personagroep het maximale resultaat uit de verschillende mogelijkheden van Copilot.
In het Copilot Adoptieplan staat beschreven:
- Fasen en timing
- Persona’s en doelgroepen
- Communicatiestrategie
- Adoptieaanpak
Het adoptietraject wordt uitgevoerd onder leiding van de ervaren en Prosci® gecertificeerde consultants van PQR. Zij starten met inspiratiesessies, om draagvlak en bekendheid te creeren voor Microsoft Copilot. De trainingen zijn gericht op de persona's in de organisatie en de efficiente toepassing van Copilot in hun dagelijks werk. Om de nieuwe werkwijze te borgen wordt deze vastgelegd voor alle (nieuwe) collega's.
De kracht van adoptie van Microsoft 365 Copilot met PQR
Resultaatgericht
Medewerkers worden vanaf het begin betrokken bij de verandering naar Microsoft Copilot om draagvlak te creëren. Inspiratiesessies introduceren Copilot op locatie, gevolgd door gerichte training op basis van persona's. Continue ondersteuning tijdens en na trainingen zorgt voor zichtbaarheid en betrokkenheid, en biedt de juiste begeleiding bij vragen of problemen.
Borging
Als de medewerkers de Copilot training hebben gevolgd, wordt de nieuwe manier van werken vastgelegd. Op die manier wordt dit de standaard voor alle medewerkers en een vast onderdeel bij de onboarding van nieuwe collega’s. Dit laat ruimte om tijdens trainingen en opfrismomenten de inzet van Copilot te benadrukken en te integreren in organisatiedoelstellingen.
Rendement
Om maximaal rendement te behalen uit Copilot en het beste resultaat voor medewerkers te garanderen, is adoptie essentieel. Gedegen begeleiding en ondersteuning zorgen ervoor dat medewerkers in staat Copilot optimaal benutten, zelfs bij de introductie van nieuwe functionaliteiten. Dit leidt tot een hogere zelfredzaamheid van gebruikers en minder druk op de servicedesk.
Kwaliteit
De Adoptieconsultants van PQR zijn gecertificeerde Prosci® Change Practitioners en beschikken over veel kennis van het framework om verandering in een organisatie te begeleiden. Hun jarenlange ervaring en affiniteit met de producten die Copilot-functionaliteit bevatten zorgen voor kwalitatieve ondersteuning en begeleiding bij de adoptie.